6 Bí Quyết Quản Lý Thời Gian Hiệu quả

đăng 04:56, 7 thg 4, 2016 bởi Phan Thanh Thành   [ đã cập nhật 05:52, 9 thg 4, 2016 ]

Dan Ariely là ông vua của hành vi phi lý trí. Điều này không có nghĩa là anh ấy phi lý trí hơn tôi và bạn, mà là anh ấy nghiên cứu rất sâu và rộng về lĩnh vực này. Dan là một nhà kinh tế học hành vi tại Đại học Duke và là tác giả của ba quyển sách bán chạy do tờ New York Times bầu chọn: Phi Lý Trí, Lẽ Phải Của Phi Lý Trí  Bản Chất Của Dối Trá.

Gần đây nhất, Dan đã chuyển hướng quan tâm của mình sang sự phi lý trí trong cách chúng ta sử dụng thời gian, và anh đã cố vấn một công ty tạo ra một ứng dụng lịch thông minh có tên Timeful. Điều tuyệt vời ở đây đó là dữ liệu từ Timeful giúp chúng ta biết được điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả với năng suất của ta.

Sau đây là 6 bí quyết của Dan để chúng ta có thể cải thiện cách quản lý thời gian, làm việc hiệu quả và hoàn thành được nhiều thứ hơn.

1. Thế giới này đang chống lại bạn

Đây không phải là một thuyết âm mưu nào ghê gớm đâu, nên bạn hãy bỏ chiếc mũ thám tử của mình xuống đi nào. Cái tôi muốn nói ở đây đó là chúng ta đang dành nhiều thời gian của mình trong những môi trường có những mục tiêu riêng của chúng.

Các bảng quảng cáo và banner muốn bạn mua sản phẩm của công ty. Những đường dẫn trên internet khuyến khích bạn nhấp vào. Các thông báo trên smartphone đang mời gọi bạn.

Môi trường mặc định của chúng ta bây giờ là một chuỗi những lời mời gọi ngọt ngào như tiếng hát của các nàng mỹ nhân ngư dụ dỗ các thủy thủ trong truyền thuyết vậy.

Dan cho biết: "Thế giới này đang vận hành theo một cách không vì lợi ích lâu dài của bạn. Hãy tưởng tượng bạn bước xuống đường và mọi cửa hàng giày đều muốn bạn móc ví tiền ra ngay lập tức, chiếc smartphone với những ứng dụng đang yêu cầu sự chú ý của bạn. Hầu hết mọi thứ đang muốn bạn phạm sai lầm vì tư lợi của họ. Vậy nên mọi thứ trên thế giới này đang trở nên rất, rất khó khăn."

Như thể chúng ta đang bị bao vây bởi những kẻ cướp: kẻ cướp thời gian, kẻ cướp sự tập trung, kẻ cướp năng suất làm việc.

Và lũ móc túi chôm đồ của bạn như thế nào? Bằng cách sử dụng sự xao nhãng.

Dan giải thích: "Tôi có một người bạn ảo thuật gia, và anh ấy hay sử dụng trò móc túi khán giả trong chương trình của mình. Anh nói rằng lúc mới áp dụng, anh ấy hay gõ nhẹ vào người họ để khiến họ xao nhãng. Anh ấy gõ, họ mất tập trung, và rồi anh ấy có thể lấy đồng hồ của họ. Bây giờ anh nhận ra rằng chỉ đơn giản đặt các câu hỏi cho người khác cũng đủ để họ mất đi khả năng tập trung rồi."

Trong một thế giới đầy sự xao nhãng như ngày nay, việc không có một kế hoạch, mục tiêu hay một hệ thống thật sự rất nguy hiểm.

Vậy thì tiếp theo sẽ là gì?

2. Kiểm soát môi trường hoặc chúng sẽ kiểm soát bạn

Dĩ nhiên là chúng ta không thể nào kiểm soát môi trường ở bất cứ nơi nào chúng ta đến được, nhưng chúng ta thật sự có nhiều quyền kiểm soát hơn chúng ta nghĩ.

Nếu như bạn loại bỏ sự xao nhãng và kiểm soát lịch làm việc của mình, bạn có thể đảm bảo rằng môi trường của bạn sẽ là nơi nuôi dưỡng hiệu suất làm việc.

Dan giải thích như sau: "Một trong những bài học lớn nhất từ khoa học xã hội trong 40 năm qua đó là môi trường rất quan trọng. Nếu như bạn đến một buổi tiệc buffet và nó được tổ chức theo cách này, bạn sẽ ăn theo cách này. Nhưng nếu nó được tổ chức theo một kiểu khác, bạn sẽ ăn theo một kiểu khác. Chúng ta nghĩ rằng chúng ta là người ra quyết định nhưng môi trường ảnh hưởng rất lớn đến quyết định của chúng ta. Bởi vì vậy chúng ta cần phải nghĩ đến việc thay đổi môi trường của mình."

Các nghiên cứu cho thấy những lập trình viên hiệu quả nhất có điểm chung gì? Không phải là kinh nghiệm, lương bổng, hay thời gian dành cho một dự án. Mà là họ được sếp của họ tạo nên một môi trường làm việc không có sự xao nhãng.

"... những nhân viên xuất sắc nhất làm việc miệt mài cho những công ty nào cho phép nhân viên của mình sự tự do cá nhân, không gian riêng, quyền kiểm soát môi trường của họ, và không bị làm phiền hay gián đoạn."

Môi trường xung quanh của bạn cần phải hỗ trợ để những thứ bạn cần làm dễ dàng hơn và những thứ bạn không cần làm khó khăn hơn.

Một ví dụ của việc kiểm soát môi trường này chính là thí nghiệm của Google đối với việc đặt kẹo M&M vào những chiếc rổ có nắp đậy.

"Ở công ty của Google tại New York người ta vẫn thường đặt kẹo M&M trong các rổ tại khu đồ ăn. Khi thực hiện thí nghiệm, thay vì đặt kẹo trong những chiếc rổ, họ để kẹo vào những chiếc bát có nắp đậy. Và thật thần kì, số lượng kẹo M&M tiêu thụ tại đây đã giảm đến 3 triệu chiếc/tháng. Dù việc mở nắp bát đựng kẹo không khó khăn gì nhưng nó cũng có tác dụng giảm ý muốn ăn của nhân viên một cách rất đáng kể."

Bây giờ bạn đã biết mình cần phải quản lý môi trường của mình. Vậy còn lịch làm việc thì sao?

3. Viết tất cả mọi thứ xuống

Chúng ta đều biết bộ não dễ quên đến mức nào, vậy mà chúng ta lại cứ đặt niềm tin vào việc chúng sẽ nhớ hết mọi thứ giúp chúng ta. Thật sai lầm.

Nghiên cứu từ ứng dụng Timeful nói gì với chúng ta?

  1. Hầu hết mọi người không viết xuống điều họ cần làm
  2. Khi bạn viết xuống, bạn sẽ có xu hướng hoàn thành chúng hơn

Nếu như việc nào đó quan trọng, viết nó xuống. Trình nhắc nhở, giấy post-it, và các bộ lịch đều là những công cụ hữu ích.

Hình ảnh: Pexels

Giáo sư Stanford Jennifer Aaker cho biết các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ lịch của bạn có thể làm cho bạn hạnh phúc hơn: "Hãy chọn những thứ khiến cho bạn hạnh phúc và năng lượng hơn, sau đó đặt lịch thực hiện chúng nhiều hơn nữa".

Nghe có vẻ đơn giản đến ngớ ngẩn nhỉ? Nhưng nghiên cứu cho thấy chúng ta lại không làm như vậy đủ nhiều. Jennifer giải thích:

"...có một khoảng trống giữa cách mà mọi người nói rằng họ muốn dành thời gian của mình và cách mà họ thật sự sử dụng thời gian của mình...Một khi bạn đã xác định được những hoạt động và những người mà bạn muốn dành nhiều thời gian hơn, việc đặt lịch trở nên cực kỳ quan trọng. Khi bạn đặt một điều gì đó lên lịch, nhiều khả năng bạn sẽ muốn làm hoạt động đó, một phần là vì bạn không còn phải đưa ra quyết định liệu mình có nên làm việc này hay không bởi vì nó đã nằm trên lịch của bạn rồi".

Vậy bây giờ bạn đã viết xuống hết những gì bạn muốn hoàn thành rồi, liệu bạn có nên xử lý danh sách này theo thứ tự không?

4. Thời điểm bạn làm điều bạn muốn làm chính là chìa khóa

Tất cả mọi thời điểm không tương đương nhau. Nghiên cứu từ ứng dụng Timeful cho thấy mỗi ngày bạn có một khoảng thời gian từ 2 - 2,5 giờ hiệu suất đỉnh cao, và nó bắt đầu chỉ vài giờ sau khi bạn thức dậy.

Dan cho biết: "...hóa ra hầu hết mọi người làm việc hiệu quả vào hai tiếng đầu tiên của buổi sáng, nhưng không phải ngay sau khi mới thức dậy. Nếu như bạn thức dậy vào lúc 7g, bạn sẽ làm việc hiệu quả nhất từ 8g - 10g30. Đó chính là khoảng thời gian mà bạn nên dành cho những việc cần đến trí óc nhất. Những dự án lớn. Những công việc nếu hoàn thành sẽ thúc đẩy tiến độ của dự án."

Hình ảnh: Eric Barker

(Thời gian làm việc hiệu quả nhất - từ 6g - 12g sáng)

Nhưng hầu hết mọi người làm gì trong khoảng thời gian ấy?

Email và Facebook

Khám phá của Dan cũng tương đồng với các nghiên cứu khác:

"Các nghiên cứu cho thấy sự tỉnh táo và trí nhớ, khả năng suy nghĩ tỏ tường và học tập, có thể biến thiên giữa 15 và 30 phần trăm xuyên suốt một ngày. Hầu hết chúng ta nhạy bén và tỉnh táo nhất vào khoảng hai tiếng rưỡi đến bốn tiếng sau khi thức dậy."

Tôi cũng đã phỏng vấn chuyên gia về ý chí Roy Baumeister và anh cho biết sáng sớm cũng là khi chúng ta kỷ luật nhất với bản thân:

"Thời gian sau khi thức dậy càng lâu, các vấn đề về việc làm chủ bản thân càng nhiều. Hầu hết mọi thứ trở nên tồi tệ vào buổi tối. Chúng ta dễ phá vỡ chế độ dinh dưỡng bằng cách ăn vặt buổi tối, không phải buổi sáng hay giữa trưa. Các tội ác thường cũng được thực hiện về khuya."

Trong các nghiên cứu về thiên tài, hầu hết bọn họ đều làm việc tốt nhất vào buổi sớm.

Vậy là bạn đã biết cần phải kiểm soát môi trường và bảo vệ thời gian hiệu suất đỉnh cao của mình. Vậy thì có điều gì bạn cần tránh làm không?

5. Bốn con quái vật giết chết hiệu suất của bạn

Nghiên cứu của Dan đã tìm ra có 4 điều gây ra lãng phí thời gian nhất:

  • Các cuộc họp. Hãy đặt lịch thời gian làm việc của bạn. Nếu bạn phải chuẩn bị một bài thuyết trình, hãy sắp lịch cho nó. Nếu mọi người cố gắng mời bạn họp vào khoảng thời gian ấy, hãy nói rằng bạn không thể đến được vì nó trùng với lịch làm việc của bạn. Lịch làm việc nên là thứ để cho bạn ghi chú những gì mình cần phải hoàn thành - chứ không chỉ đơn thuần là để dành cho những buổi họp gián đoạn và những cuộc điện thoại làm phiền bạn.
  • Email. Hầu hết mọi người dành quá nhiều thời gian của mình cho việc kiểm tra email. Trong khi trên thực tế, bạn không nhất thiết phải lúc nào cũng kiểm tra email. Hãy đặt lịch thời gian bạn kiểm tra email, tốt nhất là 2 lần trong ngày, một sáng, một chiều. Còn lại hãy dành thời gian ấy để tập trung vào công việc của mình.
  • Làm nhiều việc cùng lúc. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc làm nhiều thứ cùng lúc sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu suất của bạn. Tốt nhất là bạn chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ, tại một thời điểm mà thôi.
  • Trì hoãn có tổ chức. Trì hoãn có tổ chức là sao? Nghĩa là thực hiện những công việc vặt nhưng mang lại cho chúng ta cảm giác rằng công việc đang tiến triển, thay vì những công việc nghiêm túc mà thật sự tạo nên kết quả.

4 "con quái vật" đang làm bạn lãng phí thời gian

Dan giải thích như sau:

"Ví dụ như việc tạo ra danh sách việc phải làm rồi gạch bỏ các đầu mục chẳng hạn. Bởi vì những thứ đó rất dễ đo lường, chúng làm cho chúng ta cảm thấy như mình đang đạt thành quả. Nhưng thành quả thật sự cần phải có thời gian. Tiến độ không phải lúc nào cũng dễ thấy. Các dự án lớn không phải lúc nào cũng mang lại phần thưởng ngay lập tức. Những thứ thật sự phức tạp sẽ không mang lại cho chúng ta cảm giác thỏa mãn tức thời, nhưng chúng chính là những thứ mang lại cho chúng ta cảm giác đạt được thành quả và tiến độ một khi ta đạt được chúng. Nhưng tôi cho rằng chúng ta lại không làm chúng đủ nhiều."

Hãy tránh xa 4 con quái vật này, và bạn sẽ thấy hiệu suất của mình tăng vọt theo lý thuyết 20/80 (20% những gì bạn làm sẽ tạo nên 80% kết quả thật sự).

Nhưng trong quá trình bạn làm việc, đôi khi bạn cảm thấy mệt mỏi và chán nản thì sao?

6. Không, bạn không cần phải nghỉ giải lao để kiểm tra email

Bạn nghĩ rằng bạn cần nghỉ giải lao để kiểm tra email, sau khi kiểm tra email xong bạn sẽ cảm thấy tràn đầy năng lượng và làm việc hiệu quả hơn. Vấn đề là đây không phải là sự thật.

Việc thay đổi sự tập trung của mình giữa các nhiệm vụ sẽ tốn rất nhiều thời gian, và nó có thể giảm thiểu hiệu quả của bạn. Dan nói:

"Mọi người nghĩ rằng kiểm tra email sẽ làm họ tươi tỉnh lại. Nhưng không phải vậy. Nếu bạn muốn tỉnh táo lại, hãy nhắm mắt, ngồi thiền, thở thật sâu, hay nghĩ về những điều quan trọng. Trên thực tế, cách làm đúng đắn nhất trong hoàn cảnh này là đóng email lại, và tập trung vào những gì bạn đang làm".

Có nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng kiểm tra email liên tục có thể tạm thời làm giảm điểm số trí tuệ của bạn xuống 10 điểm, còn hơn cả việc phê thuốc. Một nghiên cứu của Đại học London đã phát hiện ra rằng kiểm tra email và nhắn tin liên tục làm giảm đi năng lực trí tuệ với số điểm trung bình là 10 điểm IQ. Với phụ nữ là 5 điểm, với đàn ông là 15 điểm. Hiệu ứng này cũng tương tự như việc thiếu ngủ. Đối với đàn ông, hiệu ứng của nó gấp ba lần so với việc hút ma túy.

Có lẽ một vài người trong số bạn ở đây đang tự nói rằng: "Nhưng tôi cần phải kiểm tra email!". Đúng, bạn cần phải kiểm tra email, nhưng không nhất thiết phải thường xuyên như vậy.

Cal Newport chia sẻ: "Những việc hời hợt (việc không tạo nhiều giá trị) là thứ giúp bạn khỏi bị đuổi việc. Nhưng những công việc sâu sắc (việc tạo ra giá trị lớn) chính là thứ giúp bạn được thăng tiến."

Và email chính là loại công việc hời hợt nhất trong các loại công việc. Chúng ta đã gửi người lên mặt trăng mà không cần email. Và email hoàn toàn có thể đợi trong khi bạn đang thực hiện các công việc quan trọng của mình.

Kết lại

Sau đây là các gợi ý của Dan:

  1. Thế giới ngày nay không được thiết kế để giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn. Sự bị động sẽ không giúp bạn đến được nơi bạn cần đến.
  2. Hãy kiểm soát môi trường của bạn, hoặc nó sẽ kiểm soát bạn. Hãy tối ưu môi trường làm việc để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.
  3. Viết xuống những gì bạn cần thực hiện, và ghi chú chúng vào lịch làm việc. Bạn sẽ có xu hướng làm những gì bạn viết xuống.
  4. Mỗi ngày, thường là lúc sáng sớm, bạn sẽ có khoảng hai tiếng hiệu suất đỉnh cao. Hãy bảo về khoảng thời gian này và sử dụng chúng một cách thông minh.
  5. Các cuộc họp, email, làm nhiều việc cùng lúc và trì hoãn có tổ chức là những thứ lãng phí thời gian nhất
  6. Bạn không cần phải nghỉ giải lao để kiểm tra email. Chuyển đổi giữa các công việc sẽ làm giảm sự hiệu quả của bạn. Bạn càng chuyển đổi nhiều, bạn càng kém hiệu quả.

Đây là những gợi ý để giúp bạn có thể quản lý thời gian của mình một cách tốt hơn. Không một ai trong chúng ta là hoàn hảo cả, và chúng ta sẽ mắc sai lầm lúc này hay lúc khác. Nhưng thay vì tự dằn vặt chính mình, hãy sử dụng những gợi ý này để cải thiện năng lực của bạn hơn nữa trong lần tiếp theo.

Tác giả: Eric Barker

Comments